Un diagrama de flujo es un tipo de gráfico capaz de describir un proceso, algoritmo o sistema. Suele ser utilizado en diversos campos con el fin de planificar acciones, documentar, estudiar y comunicar distintos procesos que, debido a su complejidad, precisan de herramientas simples de comprender.
Para poder crear de manera correcta un diagrama de flujo, se vale de figuras geométricas como óvalos, rectángulos, triángulos y otras que, junto con flechas que las conectan, establecen un sistema de secuencia y flujo de información.
Hay diagramas de flujo simples y sencillos, como los que se pueden dibujar a mano alzada; y también más complejos, que precisan de programas de computadora para su diseño.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo?
Los diagramas de flujo son utilizados para comunicar y capacitar a distintos sectores de producción, estandarizar procesos para la eficacia y calidad del producto final; documentar diversos procesos, identificar fallas dentro de un proceso, etc. Estos son algunos de sus usos y aplicaciones, dependiendo de las áreas en las que son necesarios:
- Ventas y marketing
En el campo del marketing y las ventas, los diagramas de flujo son utilizados para dibujar procesos de venta, planificar estrategias de comunicación, planificar investigaciones de procesos y creación y trazado de encuestas.
- Procesos de producción y manufactura
En diversos procesos de producción, los diagramas de flujo son utilizados para localizar ineficiencias en los procesos, exponer los procesos de producción y manufactura desde el comienzo; y explicar la composición de un producto.
- Mercados y negocios
Para los mercados y negocios, los diagramas de flujo resultan útiles para desarrollar planes de negocio, figurar las tareas y ocupaciones de empleados, rutear procesos de compra, venta y tiendas online, entre otros.
- Educación
En el campo de la educación, los diagramas de flujo pueden servir para planificar el año académico, crear presentaciones para clases, explicar y comprender el método proceso científico, organizar trabajos en grupo o fomentar la estructura de la escritura.
- Ingeniería
En el caso de ingeniería, los diagramas de flujo son realmente útiles para poder representar tanto los flujos de sistemas y procesos, como para evaluar la vida útil de una estructura, diseñar nuevas estructuras y productos.
¿Cómo funciona un diagrama de flujo?
Para poder realizar correctamente un diagrama de flujo, es necesario conocer el método que resulte exitoso. Por eso, para comenzar, deberás definir qué quieres describir en el diagrama; además de conocer el alcance que quieres tener. En segundo lugar, es preciso ordenar los pasos del proceso, para poder procesar luego el diagrama. Una vez concluido este paso, podrás convertir esta información recabada en figuras para poder visualizar correctamente el diagrama de flujo.
Resulta importante destacar que, si bien la mayoría de las personas que toman contacto con un diagrama están capacitadas para ello, lo ideal sería que todo el mundo sea capaz de entenderlo, así que no estaría mal agregar un pequeño texto para clarificar su significado.
Por último, podrás compartir el diagrama realizado con el equipo para verificar y evaluar todos juntos si algo faltó añadir o si hay información que se ha perdido en el proceso.
Tipos de diagramas de flujo
De acuerdo al campo en el que son utilizados, podemos encontrar distintos tipos de diagrama de flujo.
Una clasificación general podría ser:
- Diagrama de flujo de datos: Son utilizados principalmente para mostrar los datos para poder controlar el flujo de información.
- Diagrama de flujo de sistemas: Define el flujo de datos existente entre los componentes de un sistema, ya sea redes de comunicación, programas o medios de almacenamiento.
- Diagramas de flujo de documentos: Son útiles para mostrar los detalles del flujo de documentos, especialmente utilizado en negocios y mercados.
- Diagramas de flujo de programas: Se utilizan para ubicar el flujo interno, dentro de un sistema.
Desde la perspectiva de los negocios, otra clasificación puede ser:
- Diagrama de flujo de decisiones: Ayuda a exponer las razones para tomar una decisión. Resulta muy útil para poder anticiparse a los resultados de las distintas decisiones que se toman en un negocio.
- Diagrama de flujo de sistema: Suele ser utilizado en el mundo de las finanzas, sobre todo para representar la manera en que los datos fluyen a través de un mismo sistema.
- Diagrama de flujo lógico: A través de este tipo de diagrama, podemos encontrar las deficiencias y/o limitaciones de un proceso, que pueden resultar en problemas de producción, por ejemplo.
- Diagrama de flujo de productos: Representa todo el proceso de creación de un producto, siguiendo un orden y secuencia. Pueden resultar muy útiles para mejorar el proceso de producción de un determinado producto o planificar el lanzamiento de un producto nuevo al mercado.
- Diagrama de flujo de procesos: Puede ilustrar el resultado de un proceso. Por ejemplo, es útil para poder implementar nuevos procesos en una determinada área o para mejorar algún proceso existente.
Partes y simbología de un diagrama de flujo
- Proceso: Simbolizado por un rectángulo, representa una acción dentro de un proceso. Se trata de la figura geométrica más utilizada en los diagramas de flujo.
- Subproceso: En este sector del diagrama, se informa a los miembros del equipo que en hay más de un paso a realizar y que también hay documentación en otro lugar para completar la información. El símbolo de un rectángulo con líneas rectas en su interior, sólo se tiene que utilizar en caso de que, el subproceso, haya sido documentado.
- Decisión: Descripto con un rombo, como su nombre lo indica, es el momento del diagrama en que se debe tomar una decisión. Esto puede indicar una aprobación, elección o alguna bifurcación del método de trabajo.
- Ramificación: Como su nombre lo indica, este símbolo que debe ser distinto al de decisión, porque se trata de una ramificación en el proceso, que puede ir en dos o más direcciones.
- Unión: Aquí los procesos pueden volver a unirse, después de la decisión y la ramificación.
- Terminal: Simboliza el final y el comienzo de un proceso. Cumple una función de utilidad sobre todo cuando el diagrama de flujo posee varias carillas.
- Operación manual: Se trata de un elemento muy útil para cuando las acciones son electrónicas o automáticas. Por ejemplo, en un proceso donde encontramos fuerza humana y además, ramas operadas por tecnología, es importante que ambas líneas estén bien diferenciadas.
- Ingreso manual: Denota un paso del proceso en el que se tiene que incluir un manual de información para poder continuar, por ejemplo, con la manipulación de maquinaria.
- Retraso: Aquí puede diagramarse un tiempo de espera o donde falla alguna parte del proceso.
- Preparación: Simbolizado por un hexágono, significa que un paso del proceso se encuentra esperando la preparación del mismo. Esto resulta útil para, por ejemplo, un nuevo producto que se lanza al mercado, pero que se aguarda que esté listo para poder evaluarlo.
- Conector: Como su nombre lo indica, conecta un proceso a otro. Se utiliza para indicar una auditoría o una inspección y denota que es necesaria otra parte del proceso.
- Recopilación de datos: Simboliza la parte del proceso en el cual se precisa que los datos sean recopilados de una manera en particular, es decir, según un formato y organización estipulada.
- Muestra: Suele indicar dónde se encuentra la información en un proceso.
- Datos: Es un paso necesario para describir la función de entrada y salida del proceso. Por ejemplo, dónde un operario enciende la maquinaria o se finaliza una parte de la producción.
- Multi-Documento: Una parte del diagrama de flujo creará uno o varios documentos en el proceso.
- Clasificación de datos: Se precisa para que la información se encuentre ordenada de una manera específica y eficiente.
